Lexikon: Buchhaltung und Administration

Die wichtigsten Begriffe für Schweizer Selbstständige — kurz erklärt, mit Beispielen und Verweisen auf die passenden Ratgeber und Tools.

Abschreibungen

Abschreibungen verteilen die Anschaffungskosten von Anlagevermögen (z. B. Laptop, Auto, Maschinen) über die Nutzungsdauer als Aufwand. Die ESTV legt im Merkblatt A/1995 die steuerlich anerkannten Normalsätze fest: etwa 25 % für Mobiliar, 30 % für Maschinen und 40 % für EDV und Fahrzeuge, jeweils vom Buchwert. Bei Abschreibung auf dem Anschaffungswert gelten die halben Sätze.

Beleg

Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis für einen Geschäftsvorfall — etwa eine Rechnung, Quittung oder ein Kontoauszug. In der Schweiz gilt das Belegprinzip: keine Buchung ohne Beleg. Belege müssen nach Art. 958f OR 10 Jahre aufbewahrt werden, wobei digitale Archivierung erlaubt ist, wenn die Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet bleibt.

Buchhaltung

Buchhaltung ist die systematische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens — Einnahmen, Ausgaben, Vermögen und Schulden. In der Schweiz regelt Art. 957 OR, wer wie Buch führen muss: Einzelfirmen und Personengesellschaften unter CHF 500'000 Umsatz genügt die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung), darüber und für alle juristischen Personen gilt die doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.

Debitoren und Kreditoren

Debitoren sind Kunden, die dir Geld schulden — deine offenen Kundenrechnungen (Forderungen, Aktivseite der Bilanz). Kreditoren sind Lieferanten, denen du Geld schuldest — deine offenen Lieferantenrechnungen (Verbindlichkeiten, Passivseite). Merksatz: Debitoren = deine Schuldner, Kreditoren = deine Gläubiger.

Kassenbuch

Ein Kassenbuch ist die chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens. Jeder Eintrag enthält Datum, Beleg-Nummer, Text, Betrag und den fortlaufenden Kassensaldo; der Buchsaldo muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Wer regelmässig Bargeld einnimmt, kommt in der Schweiz um ein sauber geführtes Kassenbuch nicht herum.

MWST abmelden

Du kannst dich von der MWST abmelden, wenn dein massgebender Umsatz unter CHF 100'000 fällt und voraussichtlich auch im Folgejahr darunter bleibt — oder wenn du deine Geschäftstätigkeit aufgibst. Die Abmeldung erfolgt online bei der ESTV und muss innert 60 Tagen nach Ende der Steuerperiode eingereicht werden; die Löschung wirkt frühestens auf das Ende der Steuerperiode, in der die Grenze unterschritten wurde.

Milchbüchleinrechnung

Die Milchbüchleinrechnung ist die umgangssprachliche Bezeichnung für die einfache Buchhaltung nach Art. 957 Abs. 2 OR: Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr müssen nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung ist für sie freiwillig.

Quittung

Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung, dass eine Zahlung erfolgt ist. In der Schweiz muss sie mindestens Datum, Betrag, Zahlungsgrund sowie Name von Zahler und Empfänger enthalten; die Unterschrift des Empfängers macht sie beweiskräftig. Als Buchhaltungsbeleg musst du Quittungen 10 Jahre aufbewahren.

Transitorische Passiven

Transitorische Passiven (passive Rechnungsabgrenzung) sind Verpflichtungen am Jahresende für Aufwand, der wirtschaftlich ins alte Geschäftsjahr gehört, aber erst im neuen Jahr bezahlt oder in Rechnung gestellt wird — etwa die noch offene Treuhandrechnung für den Jahresabschluss. Sie stehen auf der Passivseite der Bilanz und werden im neuen Jahr wieder aufgelöst.

Valutadatum

Das Valutadatum (Wertstellung) ist der Tag, ab dem ein Betrag auf deinem Konto zinswirksam gutgeschrieben oder belastet ist. Es kann vom Buchungsdatum abweichen, an dem die Bank die Transaktion verarbeitet. Für Zinsberechnung und Jahresabgrenzung zählt die Valuta, sichtbar wird die Transaktion am Buchungsdatum.