Reicht ein Foto des Kassenbons als Beleg?

Ja, grundsätzlich schon. Die digitale Kopie muss lesbar, vollständig und unveränderbar abgelegt sein und dem Original entsprechen. Gerade Thermopapier-Bons solltest du sofort fotografieren, weil sie verblassen.

Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?

Erstelle einen Eigenbeleg: Datum, Betrag, Zweck, Empfänger und Grund des fehlenden Originals, mit deiner Unterschrift. Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben — bei Häufung akzeptiert die Steuerverwaltung sie nicht mehr.

Gilt die 10-Jahres-Frist auch für die einfache Buchhaltung?

Ja. Auch wer nur eine Milchbüchleinrechnung führt, muss Aufzeichnungen und Belege 10 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres.

Muss ich Papierbelege behalten, wenn ich sie gescannt habe?

Grundsätzlich dürfen die meisten Belege nach revisionssicherer Digitalisierung vernichtet werden. Dokumente mit Originalunterschrift-Erfordernis (z. B. unterzeichneter Geschäftsbericht, bestimmte Verträge) behältst du besser im Original.

Beleg

Kurz erklärt

Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis für einen Geschäftsvorfall — etwa eine Rechnung, Quittung oder ein Kontoauszug. In der Schweiz gilt das Belegprinzip: keine Buchung ohne Beleg. Belege müssen nach Art. 958f OR 10 Jahre aufbewahrt werden, wobei digitale Archivierung erlaubt ist, wenn die Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet bleibt.

Was ist ein Beleg?

Ein Beleg dokumentiert einen Geschäftsvorfall und macht ihn für Dritte nachvollziehbar — für deinen Treuhänder, die Steuerverwaltung oder die MWST-Kontrolle. Das Belegprinzip ist ein Kernstück der ordnungsgemässen Buchführung nach Art. 957a OR: Keine Buchung ohne Beleg. Jede Zahl in deiner Buchhaltung braucht ein Papier- oder Digitaldokument, das sie begründet.

Typische Belege sind:

Kundenrechnungen (Ausgangsrechnungen) — Nachweis deiner Einnahmen
Lieferantenrechnungen (Eingangsrechnungen) — Nachweis deiner Ausgaben
Quittungen und Kassenbons — Nachweis von Barzahlungen
Bank- und Kreditkartenauszüge — Nachweis des Zahlungsverkehrs
Verträge, Spesenabrechnungen, Gutschriften, Zollpapiere
Eigenbelege — selbst erstellte Ersatzbelege, wenn kein Original existiert

Die Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Art. 958f OR verlangt, dass Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht mit dem Belegdatum. Ein Beleg vom März 2026 muss also bis Ende 2036 verfügbar sein.

Dokument	Frist	Form
Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Auszüge)	10 Jahre	Papier oder elektronisch
Geschäftsbücher / Journale	10 Jahre	Papier oder elektronisch
Geschäftsbericht und Revisionsbericht	10 Jahre	schriftlich und unterzeichnet
Belege mit Bezug zu Immobilien (MWST)	bis zu 20 Jahre relevant	Papier oder elektronisch

Für MWST-pflichtige Unternehmen läuft die Verjährung teils länger — bei Immobilien empfiehlt die Praxis bis zu 20 (bzw. 26) Jahre Aufbewahrung der relevanten Unterlagen.

Digitale Belege: erlaubt und praktisch

Du darfst Belege elektronisch aufbewahren, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

Integrität: Die Belege können nicht unbemerkt verändert werden (revisionssichere Ablage, keine editierbaren Word-Dateien).
Verfügbarkeit: Sie sind während der ganzen Frist jederzeit lesbar und in nützlicher Zeit zugänglich — auch wenn du das Tool wechselst.
Übereinstimmung: Die digitale Version entspricht dem Original vollständig.

In der Praxis heisst das: Beleg mit dem Smartphone fotografieren oder als PDF speichern, in der Buchhaltungssoftware oder einem strukturierten Cloud-Ordner ablegen und der passenden Buchung zuordnen. Tools wie Magic Heidi machen genau das zum Standard-Workflow: Beleg scannen, Ausgabe erfassen, fertig.

Belege in der Praxis

Ein Beispiel: Du bist selbständiger Schreiner und kaufst im Baumarkt Material für CHF 240 in bar. Der Kassenbon ist dein Beleg. Du fotografierst ihn noch im Auto, die App legt ihn unter «Materialaufwand» ab. Bei der Steuererklärung ziehst du die CHF 240 als Geschäftsaufwand ab — und wenn die Steuerverwaltung drei Jahre später nachfragt, ist der Nachweis in Sekunden gefunden.

Ohne Beleg sieht die Rechnung anders aus: Die Steuerverwaltung kann den Abzug streichen. Bei einem Grenzsteuersatz von 25 % kosten dich CHF 1'000 unbelegte Ausgaben rund CHF 250 zusätzliche Steuern — plus Diskussionen bei jeder weiteren Position. Bist du MWST-pflichtig und rechnest effektiv ab, verlierst du ohne Beleg zusätzlich den Vorsteuerabzug (8.1 % auf dem Einkauf).

Häufige Fehler

Thermobons ungeschützt ablegen. Nach zwei Jahren im Ordner ist der Bon weiss. Sofort digitalisieren.
Belege ohne Zuordnung sammeln. Ein Ordner voller PDFs ohne Verbindung zur Buchung hilft bei einer Kontrolle wenig. Beleg und Buchung gehören verknüpft.
Kontoauszug als einzigen Beleg nutzen. Die Bankabbuchung zeigt, dass du bezahlt hast — aber nicht was. Für den Abzug braucht es die Rechnung dazu.
Nach dem Tool-Wechsel den Zugriff verlieren. Exportiere deine Belege, bevor du ein Abo kündigst. Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei dir, nicht beim Anbieter.
Private und geschäftliche Belege mischen. Das macht jede Kontrolle länger und teurer.

Was das für dich bedeutet

Belegdisziplin ist die halbe Buchhaltung: Wer jeden Beleg sofort digital erfasst und der Buchung zuordnet, hat beim Jahresabschluss und bei Kontrollen keine offenen Flanken. Baue dir einen Workflow, bei dem der Beleg direkt beim Bezahlen erfasst wird — die passenden Tools dafür vergleichen wir in der Bestenliste Buchhaltungssoftware für Freiberufler, und wie die Belege deiner eigenen Rechnungen korrekt aussehen, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz.