Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben, Vorlage und Beispiel
Die kurze Antwort
Eine gute Rechnung in der Schweiz ist nicht kompliziert. Sie muss nur klar, nachvollziehbar und rechtlich sauber sein. Sobald du regelmässig Rechnungen schreibst, lohnt sich eine Vorlage oder Software fast immer mehr als improvisierte Word-Dateien.
Was auf die Rechnung gehört
- deine Adresse und deine Kontaktdaten
- Kundendaten
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Betrag und Fälligkeit
- bei MWST-Pflicht die entsprechende Kennzeichnung
Offizielle Orientierung findest du beim KMU-Portal zur Rechnungsstellung und bei der ESTV zu MWST-Themen.
Pflichtangaben im Überblick
| Punkt | Immer | Nur bei MWST | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Absender und Empfänger | Ja | Ja | Klar und vollständig |
| Rechnungsnummer | Ja | Ja | Eindeutig und fortlaufend |
| Leistungsbeschreibung | Ja | Ja | So präzise wie möglich |
| Fälligkeit | Ja | Ja | Unmissverständlich |
| MWST-Ausweis | Nein | Ja | Nur wenn du MWST-pflichtig bist |
| QR-Rechnung | Nein | Oft sinnvoll | Vor allem bei standardisierten Zahlungen |
Vorlage oder Software?
Wenn du wenig Rechnungen schreibst, reicht oft eine gute Vorlage. Wenn du aber Mahnungen, Status, Kundendaten und später auch Buchhaltung sauber mitnehmen willst, ist Software meist die bessere Wahl.
Die beste Faustregel: Sobald du dieselbe Rechnung nicht nur einmal, sondern regelmässig neu aufsetzen musst, sparst du mit einer guten Rechnungssoftware Zeit und Fehler.
Beispiel für eine einfache Schweizer Rechnung
Rechnung Nr. 2026-004
Datum: 19.03.2026
Leistung:
Webseiten-Setup für Mustermann GmbH
CHF 1'250.00
Fällig bis: 02.04.2026
Zahlbar via QR-Rechnung oder Banküberweisung
Was bei QR-Rechnungen zu beachten ist
Die QR-Rechnung ist in der Schweiz ein wichtiger Standard. Bei der Umsetzung sind Details wie QR-IBAN, Referenz und die strukturierte Adresse relevant. Seit dem 22. November 2025 ist dieser Punkt noch wichtiger, weil alte Mustervorlagen schnell veralten können. Bei Unsicherheit bleibt es besser bei noch prüfen als bei einer halbfertigen Aussage.
Mehr dazu steht im Ratgeber zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung in der Schweiz.
So gehst du praktisch vor
- Entscheide, ob du eine Vorlage oder Software brauchst.
- Halte deine Pflichtangaben ein.
- Prüfe MWST- und QR-Details.
- Verschicke die Rechnung und speichere das PDF sauber ab.
- Verknüpfe später Belege, Zahlungseingänge und Mahnungen.
Weiterführende Inhalte
- Beste Rechnungssoftware Schweiz 2026
- Pflichtangaben auf einer Rechnung in der Schweiz
- Rechnungssoftware Vergleich Schweiz: Welche Lösung passt zu deinem Alltag?
Redaktionshinweis
Wir orientieren uns bei rechtlichen und steuerlichen Punkten zuerst an offiziellen Quellen. Wo die Lage nicht sauber verifizierbar ist, markieren wir den Punkt konsequent mit noch prüfen.