Zeiterfassung Schweiz: welche App für Freelancer wirklich passt

Zeiterfassung wird erst dann wirklich gut, wenn sie nicht bremst. Für Freelancer und Kleinbetriebe in der Schweiz zählt deshalb weniger die grösste Funktionsliste, sondern die Frage, ob du Zeiten ohne Reibung erfassen, exportieren und später abrechnen kannst. Genau danach haben wir die Apps in dieser Liste sortiert: EasyHours als unkomplizierter Startpunkt, Samay für strukturierte Projektarbeit, hakuna für kleine Teams mit mehr Nachweisen und Mobatime für prozesslastigere Setups.

Die besten Zeiterfassungs-Apps im Schnellvergleich

Projektzeit, Arbeitszeit und Spesen: drei verschiedene Jobs

Der häufigste Fehler bei der Tool-Wahl ist, dass drei unterschiedliche Aufgaben in einen Topf geworfen werden:

Projektzeiterfassung beantwortet die Frage: Wie viele Stunden habe ich für welchen Kunden, welches Projekt und welche Aufgabe gearbeitet? Das ist die Basis für Abrechnung, Offerten-Kalkulation und die ehrliche Antwort darauf, ob sich ein Mandat lohnt. Für Freelancer ist das der Kern.

Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der Arbeit. Sie ist ein Compliance-Thema: Sobald du Mitarbeitende beschäftigst, musst du deren Arbeits- und Ruhezeiten nachweisen können. Für Kleinbetriebe mit Angestellten ist das nicht optional.

Spesen sind streng genommen kein Zeitthema, tauchen aber im selben Arbeitsfluss auf: Fahrt zum Kunden, Material, Verpflegung. Manche Apps erfassen Spesen gleich mit, andere überlassen das bewusst der Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware.

Wenn du weisst, welche dieser drei Aufgaben du wirklich hast, fällt die Tool-Wahl deutlich leichter. Ein Solo-Freelancer ohne Angestellte braucht selten eine gesetzeskonforme Arbeitszeitdokumentation — er braucht saubere, abrechenbare Projektzeit.

Was das Gesetz sagt: die Erfassungspflicht nach SECO

Das Arbeitsgesetz verlangt von Arbeitgebern, dass sie die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentieren. Das SECO stellt dazu die massgeblichen Informationen bereit. Die wichtigsten Punkte für Kleinbetriebe:

• Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, nicht den einzelnen Mitarbeitenden. Du kannst die Erfassung delegieren, bleibst aber verantwortlich.
• Erfasst werden müssen grundsätzlich Dauer und Lage der Arbeitszeit inklusive Pausen.
• Unter bestimmten Voraussetzungen sind eine vereinfachte Erfassung (nur die tägliche Gesamtdauer) oder in engen Grenzen sogar ein Verzicht möglich — beides ist an Bedingungen wie Gesamtarbeitsverträge oder hohe Zeitautonomie geknüpft.
• Selbstständige ohne Personal fallen nicht unter diese Pflicht. Für dich als Freelancer ist Zeiterfassung ein Abrechnungs- und Steuerungsinstrument, kein Gesetzesthema.

Praktisch heisst das: Wenn du als Einzelfirma ohne Angestellte arbeitest, darfst du deine Zeiterfassung radikal auf Abrechnung optimieren. Sobald die erste Anstellung kommt, brauchst du zusätzlich eine Lösung, die Arbeits- und Absenzzeiten dokumentiert — das ist der Punkt, an dem Apps wie hakuna oder Mobatime gegenüber reinen Projekt-Timern aufholen.

Warum EasyHours unser Top Pick ist

EasyHours steht in dieser Liste vorne, weil es die Kernaufgabe kleiner Setups am direktesten löst: Zeit starten, Zeit stoppen, Überblick behalten — ohne dass du dich vorher durch ein HR-System konfigurierst. Für Freelancer und Kleinbetriebe, die Zeiterfassung bisher in Excel oder gar nicht gemacht haben, ist das der Weg mit der geringsten Einstiegshürde.

Die ausführliche Einordnung findest du im EasyHours Review.

Die Alternativen im Detail

Samay: wenn Projektstruktur wichtiger ist als Tempo

Samay passt zu Selbstständigen, die viele parallele Projekte führen und am Monatsende belastbare Auswertungen brauchen: Stunden pro Kunde, pro Projekt, pro Aufgabe. Wer seine Auslastung aktiv steuern will, bekommt hier mehr Struktur als bei einem simplen Timer. Details im Samay Review.

hakuna: wenn aus dem Freelancer ein Kleinbetrieb wird

hakuna zielt auf kleine Organisationen, die neben Projektzeit auch Absenzen, Ferien und Planung abbilden müssen. Genau das ist der Sprung vom Solo-Setup zum Arbeitgeber: Sobald Angestellte da sind, reicht ein Timer nicht mehr. Details im hakuna Review.

Mobatime: der strukturierte Referenzpunkt

Mobatime ist die schwergewichtigste Lösung in dieser Liste und für reine Freelancer meist zu viel. Relevant wird sie für Betriebe mit klaren Prozessen, Schichten oder physischen Erfassungspunkten. Details im Mobatime Review.

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: worauf es zusätzlich ankommt

Für Kleinbetriebe mit zwei bis zehn Mitarbeitenden verschiebt sich die Anforderung spürbar. Eine Zeiterfassung, die für den Solo-Freelancer perfekt ist, kann im Kleinbetrieb schnell an drei Punkten scheitern:

• Mehrere Personen, ein Überblick: Du musst sehen, wer woran arbeitet und wie ausgelastet das Team ist — ohne jeden Einzelnen zu fragen. Achte auf Team-Auswertungen und Rollen, damit nicht jeder alles sieht.
• Absenzen und Ferien: Spätestens ab dem ersten Angestellten gehören Ferien, Krankheit und Überzeit ins gleiche System wie die Arbeitszeit. Sonst pflegst du parallel eine Excel-Liste, die niemand aktuell hält.
• Nachweisbarkeit: Als Arbeitgeber trägst du die Dokumentationspflicht nach Arbeitsgesetz. Die App sollte Arbeitszeiten so ablegen, dass du sie bei einer Kontrolle oder in einem Konflikt sauber belegen kannst.

Preislich rechnen die meisten Anbieter pro Mitarbeitendem und Monat. Rechne deshalb nicht mit dem Startpreis, sondern mit den Kosten bei deiner realen Teamgrösse in einem Jahr. In dieser Liste sind hakuna und Mobatime die Kandidaten, die für Kleinbetriebe gebaut sind — EasyHours bleibt die Wahl, wenn dein Betrieb klein und dein Prozess einfach ist.

Wenn du direkt aus Zeit Rechnungen machen willst

Für die meisten Freelancer ist die entscheidende Frage nicht, wie Zeit erfasst wird, sondern wie sie zu Geld wird. Dafür gibt es zwei saubere Wege:

Weg 1: Zeiterfassung mit Export in die Rechnungssoftware. Du erfasst Stunden in der Zeiterfassungs-App, exportierst am Monatsende einen Stundenrapport und stellst die Rechnung in deinem Rechnungstool. Vorteil: Jedes Tool macht, was es am besten kann. Nachteil: ein manueller Übergabeschritt. Welche Rechnungslösung dafür passt, zeigt unsere Bestenliste Rechnungssoftware Schweiz.

Weg 2: Ein Tool für beides. Manche Rechnungstools bringen eine einfache Zeiterfassung mit, manche Zeiterfassungs-Apps erzeugen selbst Rechnungen. Das ist bequem, solange beide Teile gut genug sind. Die Abwägung zwischen integriert und spezialisiert haben wir im Artikel All-in-one oder Best-of-Breed ausführlich behandelt.

Unabhängig vom Weg gilt für die Schweiz: Am Ende muss eine korrekte QR-Rechnung stehen, und deine Stundenrapporte sollten als Beilage oder Nachweis exportierbar sein. Kunden, die nach Aufwand zahlen, wollen nachvollziehen können, wofür sie zahlen.

Entscheidungshilfe: welche Zeiterfassung für welchen Use Case

Du bist Solo-Freelancer und rechnest nach Stunden ab

Nimm die einfachste App, die sauber exportiert — in dieser Liste EasyHours. Jede Minute, die du in Tool-Konfiguration steckst, ist unbezahlte Zeit.

Du führst viele parallele Projekte mit Reporting-Bedarf

Dann lohnt sich Samay: mehr Projektstruktur, bessere Auswertungen, klarere Trennung von Kunden und Aufgaben.

Du hast Angestellte oder stellst bald ein

Dann brauchst du neben Projektzeit auch dokumentierte Arbeitszeit und Absenzen. hakuna ist hier der naheliegendste Kandidat, Mobatime der strukturiertere.

Du willst möglichst wenige Tools

Dann prüfe zuerst, ob deine Rechnungs- oder Buchhaltungslösung eine ausreichende Zeiterfassung mitbringt, bevor du ein separates Tool einführst. Einen Überblick über den grösseren Finanz-Stack geben die Buchhaltungssoftware-Bestenliste und der Geschäftskonto-Vergleich für Freelancer.

Was wir noch prüfen

Transparenz gehört zu unserer Methodik. Bei dieser Liste sind einige Punkte noch offen:

• genaue Preisstufen der einzelnen Anbieter
• ob Offline-Nutzung sauber funktioniert
• wie stabil Export und Synchronisation laufen
• welche Daten wirklich in der Schweiz oder in der EU liegen

Fazit

Die beste Zeiterfassung für Schweizer Freelancer ist die, die du tatsächlich benutzt. Für die meisten Solo-Setups ist EasyHours der pragmatischste Start, Samay die strukturiertere Projektlösung, hakuna der richtige Schritt beim ersten Angestellten und Mobatime der Referenzpunkt für prozesslastige Betriebe. Wichtiger als das Tool selbst ist der Anschluss: Erfasste Zeit muss ohne Umwege zur Rechnung werden — sonst bleibt Zeiterfassung Verwaltung statt Wertschöpfung.

Der logische nächste Schritt: Beste Rechnungssoftware für Freelancer in der Schweiz 2026.