Geld entnehmen als Selbständige: Privatentnahmen sauber regeln

Als Angestellte:r bekommst du am 25. des Monats deinen Lohn. Als Selbständige:r musst du ihn dir selbst «zahlen» – und genau da entstehen die häufigsten Buchhaltungsfehler: Privatentnahmen ohne System, private Auslagen über das Geschäftskonto, und am Jahresende ein Gewirr, das kein Treuhänder mehr trennen kann.

Was eine Privatentnahme eigentlich ist

In der Einzelfirma ist dein Geschäftskonto rechtlich dein privates Konto – niemand verbietet dir, Geld abzuheben. Buchhalterisch ist es aber eine Kategorie: Die Entnahme ist weder Umsatz noch Kosten, sondern eine Eigenentnahme (Kapitalrückfluss). Sie reduziert dein Geschäftskapital, nicht deinen Gewinn.

Drei Konsequenzen:

• Steuerlich zählt nicht, was du entnimmst, sondern was du erwirtschaftest. Entnahmen sind steuerneutral.
• Für die AHV gilt dein selbständiges Einkommen (Gewinn), nicht deine Entnahmen – die Beitragsberechnung folgt der Steuererklärung.
• Für die Steuerprüfung zählt die Trennbarkeit: Wer privat und geschäftlich mischt, verliert Abzüge und Vertrauen.

Wie viel darfst du entnehmen?

Die ehrliche Antwort: alles, was da ist – aber klüger ist ein System. Drei Grössen steuern die sinnvolle Entnahme:

1. Liquidität: Was bleibt nach allen fälligen Verbindlichkeiten (MWST, AHV, Suppliers) übrig?
2. Rückstellungen: 20–30 % des Gewinns gehören der Steuer, dazu die AHV-Rechnung.
3. Puffer: 2–3 Monatsausgaben als Notreserve im Geschäft.

Ein bewährtes Modell für Nebenkosten des Lebens:

Fixer Monatslohn ans Privatkonto – z. B. CHF 3'500 am Monatsanfang – plus Quartalsbonus nach Steuer- und AHV-Einzahlungen, wenn die Rückstellungen gedeckt sind.

Damit umgehst du beide Extreme: dem «Ich entnehme alles und stehe im Steuerjahr ohne Deckung da» und dem «Ich trau mich nicht und lebe von Luft».

Buchen: das Konto «Privat» führen

In der einfachen Buchhaltung reicht ein eigenes Konto (z. B. Kontoklasse 3000 «Privat» in gängigen Schweizer Kontenplänen):

Zwei Regeln machen das System robust:

• Nie privat über das Geschäftskonto zahlen – Ausnahme klar als Privat buchen.
• Einlagen dokumentieren: Startkapital und spätere Zuschüsse gehören ans Privat-Konto, sonst verzerrt sich der Gewinn.

Wie der komplette Kontenplan für Selbständige aufgebaut ist, beschreibt der Ratgeber zur Buchhaltung für Freelancer.

Die GmbH: gleiche Frage, andere Regeln

Bei der GmbH ist die Trennung Pflicht: Das Gesellschaftsvermögen gehört der Firma. Geld fliesst über Lohn (mit Abzügen und Arbeitgeberbeiträgen) oder Dividende (nach Gewinn und Ausschüttungsbeschluss) – beides steuerlich relevant. Die Einzelfirma ist hier klar einfacher; die Vor- und Nachteile beider Formen fasst der Gründer-Ratgeber zu Firma gründen in der Schweiz zusammen.

Werkzeuge, die Entnahmen disziplinieren

• Separate Konten: Geschäftskonto plus Privatkonto – die Basis jeder Trennung. Welches Konto sich für Freelancer lohnt, zeigt die Bestenliste Geschäftskonten.
• Buchhaltungssoftware mit Privat-Konto: Tools wie Magic Heidi oder bexio trennen Privatentnahmen per Knopfdruck – verglichen in der Bestenliste Buchhaltungssoftware.
• Dauerauftrag für den «Lohn»: Der monatliche Transfer ans Privatkonto läuft automatisch – disziplinierter als jedes Mal von Hand.

Weiterführende Quellen

• Wie Rückstellungen für Steuern und AHV konkret berechnet werden, erklärt der Guide Steuern und Rückstellungen auf buchhaltung-für-selbständige.ch – inklusive Rechner.
• Was bei der AHV-Anmeldung auf dich zukommt, fasst der Ratgeber zur AHV-Anmeldung auf selbständige.ch zusammen.
• Und wenn du gerade erst startest: Der Anbieter-Vergleich auf firma-grunden.ch zeigt, mit wem du die Gründung günstig abwickelst.

Fazit

Privatentnahmen sind kein notwendiges Übel, sondern ein Gestaltungsinstrument: Fixer Lohn plus Bonus, sauberes Privat-Konto, Rückstellungen zuerst. Wer diese drei Regeln befolgt, entnimmt, was übrig ist – und nicht, was gerade da ist.